Facturas
Cómo hacer una factura de autónomo, paso a paso y con ejemplo
Una factura de autónomo tiene que llevar unos datos concretos, calcular bien el IVA y, si eres profesional, la retención de IRPF. Aquí tienes la lista completa, un ejemplo con números y los errores que conviene evitar.
Los datos que debe llevar una factura de autónomo
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6) dice qué tiene que aparecer en una factura completa. Si falta alguno, la factura no es válida y tu cliente puede perder el derecho a deducirse el IVA.
- Número y, si usas varias, serie. Correlativo, sin saltos. Por ejemplo, F2026-0143.
- Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta.
- Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Los datos de tu cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de lo que facturas: qué has hecho o vendido, con cantidad y precio unitario sin IVA.
- Base imponible: el importe sin impuestos, después de descuentos.
- Tipo de IVA y cuota: el porcentaje aplicado y el importe del IVA, por separado.
- Retención de IRPF, si te corresponde (más abajo te explicamos cuándo).
- Total a pagar.
- Mención legal si la operación está exenta de IVA o la paga el cliente (inversión del sujeto pasivo): hay que citar el artículo de la ley.
Si tu cliente es un particular y el importe es pequeño, puedes emitir una factura simplificada (el antiguo ticket), con menos datos. Te lo contamos en la guía de factura simplificada.
Un ejemplo con números
Eres diseñadora gráfica, profesional dada de alta en el IAE, y facturas un logotipo de 1.000 € a una empresa:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible (diseño de logotipo) | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | + 210,00 € |
| Retención de IRPF 15 % | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
Tu cliente te paga 1.060 €. Los 210 € de IVA los ingresarás tú en el modelo 303. Los 150 € de retención los ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre, y te los descuentas en tu renta y en el modelo 130.
¿Quieres hacer la cuenta con tus importes? Usa la calculadora de factura de autónomo. Y si necesitas una factura ya, sin registrarte, tienes el generador de facturas gratis.
Cuándo tienes que emitir la factura
La regla general es emitirla cuando haces el trabajo o la venta. Si tu cliente es una empresa o un autónomo, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a la operación.
Si un mismo cliente te encarga varias cosas en un mes, puedes agruparlas en una sola factura con fecha del último día del mes.
¿Tu cliente necesita un documento con los importes antes de pagar? Eso es una factura proforma: no es una factura ni cuenta para Hacienda.
La numeración: correlativa y sin saltos
Cada factura lleva el número siguiente al de la anterior. Puedes usar series distintas, por ejemplo una para cada actividad o una para las rectificativas, pero dentro de cada serie no puede haber huecos. Lo explicamos con ejemplos en la guía de numeración de facturas.
Si te equivocas en una factura ya enviada, no la borres ni reutilices su número. Emite una factura rectificativa que la corrija o la anule.
IVA y retención: lo que más dudas genera
- IVA: lo normal es el 21 %. Hay tipos reducidos del 10 % y del 4 % para ciertos productos y servicios, y actividades exentas (algunas sanitarias o educativas).
- Retención de IRPF: solo si eres profesional y facturas a empresas o autónomos. Es del 15 %, o del 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes.
Lo tienes todo explicado, con casos, en la guía de IVA y retención de IRPF en la factura de autónomo.
Veri*factu: lo que cambia en 2027
A partir del 1 de julio de 2027, los autónomos que facturen con un programa tendrán que usar uno adaptado al Reglamento de sistemas de facturación. En la modalidad Veri*factu, cada factura se registra con una huella encadenada, lleva un código QR y se envía a la Agencia Tributaria al emitirla.
Te lo explicamos con calma en Veri*factu para autónomos.
Los errores más comunes
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente en una factura completa.
- Aplicar retención a un particular, o no aplicarla a una empresa cuando eres profesional.
- Saltarse números o reutilizar el de una factura anulada.
- Facturar sin IVA a un cliente de otro país de la UE sin comprobar su NIF-IVA en el VIES.
- No guardar copia de las facturas emitidas.
En Kirimi eliges el cliente, escribes lo que has hecho y la factura sale con todos los datos obligatorios, el IVA y la retención calculados y la numeración correlativa. Si falta algo, te avisa antes de emitir.
Prueba Kirimi gratis 30 días Ver cómo se hacen las facturas en KirimiPreguntas frecuentes
¿Puedo hacer mis facturas en Word o Excel?
Hoy sí, siempre que lleven todos los datos obligatorios y una numeración correlativa. Pero cuando Veri*factu sea obligatorio (1 de julio de 2027 para autónomos), un documento de Word o Excel no cumple los requisitos de un sistema de facturación, así que tendrás que usar un programa adaptado.
¿Qué pasa si me salto un número de factura?
La numeración tiene que ser correlativa. Si anulas una factura no la borres: corrígela con una factura rectificativa. Un salto sin explicación es lo primero que llama la atención en una inspección.
¿Tengo que poner la retención de IRPF en todas mis facturas?
Solo si eres profesional (actividad de la sección segunda del IAE) y tu cliente es una empresa o un autónomo. A particulares no se les aplica retención, y las actividades empresariales normalmente tampoco la llevan.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Como mínimo los 4 años de prescripción de Hacienda, tanto las que emites como las de tus gastos. Si tienes bienes que amortizas o pérdidas que compensas, guarda las facturas mientras afecten a tus declaraciones.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Consulta siempre la información oficial de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.